Quản lý công việc bằng Trello và phương pháp Kanban

Quản lý công việc bằng Trello và phương pháp Kanban
Photo by Pedro da Silva on Unsplash

Đã bao giờ bạn trong tình trạng thấy công việc bao gồm nhiều tác vụ nhỏ, lắt nhắt, không biết nên làm cái gì trước. Bạn sợ bắt đầu mọi thứ nên kết quả là loay hoay mỗi việc một ít và không giải quyết được gì cả ra hồn cả. Nếu vậy, bạn có thể sử dụng một số kỹ thuật mình đề cập trong bài.

Trong thời đại này mỗi ngày người ta phát hành cả tá ứng dụng mới. Vốn tính táy máy tò mò, ham thích cái mới nên mình cứ tải về, đăng ký tài khoản rồi dùng không hợp lại xóa đi. (Giờ thì chừa không làm nữa.) Số lượng phần mềm mình sử dụng như một công cụ, thực sự hiểu và tận dụng hết chức năng để tăng năng suất thì không nhiều.

Một trong những đại diện tiêu biểu bị khai thác triệt để là Trello. Nó là ứng dụng mình dùng thường xuyên nhất, gần như ngày nào cũng phải mở ra vì mình coi đây là một hub tập hợp, lưu trữ và sắp xếp nhiều việc khác nhau. Dưới đây là cách mình dùng Trello và phương pháp Kanban của Toyota để sắp xếp công việc trong tuần.

Tạo một bảng To-do

Trello Kanban

Bảng này như một hub tập trung tất cả tác vụ trong tuần vào.

Trong bảng, mình tạo 5 danh sách là: Backlog|Work (Tồn đọng công việc); Backlog|Personal (Tồn đọng cá nhân); Priorities this week (Ưu tiên trong tuần này); Doing|Only One (Đang làm gì?); Done (Đã xong).

Liệt kê tất cả công việc cần làm

Kể hết các tác vụ công việc và tác vụ cá nhân đang cần làm vào đây. Ở bước này cần thỏa 2 yêu cầu:

  • Liệt kê tất cả tác vụ cần làm, phải làm, nên làm vào mà không cần sắp xếp ưu tiên
  • Tác vụ phải được phân tích tới mức rất nhỏ, không bao gồm tác vụ khác.
 
 
Trello

Những tác vụ trong ô màu đỏ là chưa đủ nhỏ và cụ thể. Ví dụ: “Thông tin visa”,”Thông tin khám sức khỏe”, “Làm nội quy thế nào?” có thể không được hiểu là công việc cần làm.
Tác vụ “Soạn sách” thì lớn quá. Sách có mấy chục trang, bao nhiêu chương, cơ mà.

Mục đích của việc chia tác vụ tới mức không thể nhỏ hơn là để hạn chế  việc trì hoãn. Nếu tác vụ to gồm nhiều đứa con thì rất có thể bạn sẽ ngại sờ đến nó đấy.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên theo Tuần

Bắt đầu đưa ra thứ tự ưu tiên trong Tuần. Việc nào nên làm trước, việc nào làm sau? Kéo và thả các thẻ tác vụ vào danh sách ưu tiên này. Kéo thả trực quan là một điểm mình ưa thích ở Trello.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong tuần mình nghĩ không có công thức chung. Có nhiều cách sắp xếp như ma trận Einsenhower hay cách dân gian “nước tới chân mới nhảy”.

 

Trello Kanban

Giờ nào làm việc đó

pomodoro

Sau khi đã cân nhắc làm việc nào trước và sau, trong một ngày, khi bạn ngồi vào bàn và bắt đầu làm một việc gì đó, hãy kéo thả nó vào danh sách Doing.

Lúc này, bạn có thể dùng một số kỹ thuật như pomodoro, time boxing hay đơn giản là làm cho xong một tác vụ rồi chuyển sang việc khác. Pomodoro là dành mỗi 25 phút tập trung cao độ xen lẫn 5 phút giải lao. Ví dụ, việc “sửa bài toeic” bạn nhắm sẽ dùng hết 2 pomodoro thì làm đúng như vậy. Hết thời gian rồi thì chuyển sang tác vụ khác.

Nếu sau thời lượng đó mà xong việc rồi thì bạn chuyển nó qua danh sách Done. Còn nếu chưa xong thì trả tác vụ lại danh sách Priorities hoặc Backlog. Lặp lại vòng lặp này tới khi hết việc thì thôi.

pomodoro

Phần quan trọng nhất của bài này chính là phương pháp Kanban. Trello chỉ là công cụ để bạn thực hiện phương pháp này. Bạn có thể thay thế Trello bằng giấy bút hay sticky note cũng được.

Chúc bạn làm việc ngon lành,

Hải Nguyễn

Bạn nghĩ gì thế?