Bạn có cần quản lý tri thức không?

Mình đoán nhiều người chưa biết quản lý tri thức (PKM) là gì để trả lời “có cần học không?” 

Có thể bạn đang làm việc này chẳng cần gọi tên, có thể bạn cứ tiếp cận với thông tin và tri thức theo quán tính từ nhỏ. 

Trong một khảo sát không khoa học lắm, chỉ hơn 50% sinh viên của mình trả lời là đã được dạy cách học sau 12 năm đi học. Tương tự, mình nghĩ 50% cũng là tỉ lệ lao động trí thức biết sử dụng kỹ năng PKM.

Hải lấy ví dụ vài trường hợp đơn giản cần tới kỹ năng PKM để mọi người hình dung thử.

1. Bạn là nhà nghiên cứu mới vào nghề. Bạn phải đọc rất nhiều tài liệu lạ lẫm với lớp lang thuật ngữ thâm sâu. Bạn cần “tiêu hoá” để kết nối từng mảng kiến thức và tạo ra tri thức mới cho chính bạn hình dung, trước khi truyền đạt tới người khác. Với PKM, bạn sẽ tự tin hơn. 
2. Bạn là dân non-tech nhưng vẫn thích tự làm website, học dùng các nền tảng mới. Khổ nỗi các công cụ này có quá nhiều menu tuỳ biến. Chẳng nhẽ mỗi khi cần thay đổi hoặc gặp lỗi vặt thì lại phải Google? Xử xong lần đó rồi lại quên, đến lúc cần mất công tìm lại. Chi bằng lưu hướng dẫn cho mình-trong-tương-lai dùng. PKM có thể giúp bạn tập trung hơn. 
3. Bạn hay đi học. Các khoá học thay đổi bạn. Khoá chuyển hoá mindset, khoá cho bạn những công cụ xài được liền. Chẳng hạn, một workshop giới thiệu nhiều hoạt động điều phối sử dụng nghệ thuật thú vị, bạn sẽ để chúng ở đâu để khi cần thì lấy ra xài? Hay bạn học khoá dạy prompting cho AI đi, làm sao để bạn nhớ công thức prompt? Các khoá học đều truyền cảm hứng, nhưng cái gì có vần “ưng” thì nhanh hết. Nhờ PKM, bạn giữ lại được cho mình những điều hay ho không chỉ ở mỗi “bộ não thứ hai”. Chính quá trình tư duy khi thực hiện PKM khiến bạn phát triển. Còn các khoá học từ đây sẽ đáng tiền hơn.
4. Bạn làm freelance/cố vấn. Trong một thời điểm, bạn tham gia nhiều dự án với nhiều đơn vị. Mỗi đơn vị quy định nền tảng làm việc khác nhau (Discord, Telegram, Slack, Zalo, Notion, Messenger, Trello, Microsoft Teams, Google Drive, OneDrive, …). Mỗi dự án một loại tài liệu khác nhau. Chưa kể, cuối năm mỗi nơi xuất một chứng từ quyết toán thuế TNCN. Chắc bạn từng nao núng lắm. Có kỹ năng PKM, bạn bình tĩnh hơn, vì hoặc bạn biết chắc những tài liệu này ở đâu, hoặc bạn có thể tìm lại chúng sau vài cú gõ phím. 
5. Bạn mới tìm hiểu về thú chơi Bushcrafting. Bạn đánh liều vào rừng vài lần và gặp bất trắc. Giờ muốn chơi bài bản thì bạn tìm học kỹ năng và tìm mua dụng cụ. Bạn tham khảo nhiều nơi và cảm thấy quá tải. Với PKM, bạn có hệ thống tri thức bushcrafting của mình. Cộng với việc thường xuyên luyện tập có ý thức, bạn sẽ thấy những chuyến vào rừng dễ chịu và nhiều cảm hứng hơn.
6. Bạn là một người viết thị trường “ngách”, khoa học thường thức chẳng hạn. Bạn cần cập nhật tin tức khoa học từ nhiều nguồn: báo chí nước ngoài, tạp chí khoa học chuyên ngành, video YouTube, sách chuyên khảo. Ngoài ra, bạn cũng cần phỏng vấn khách mời và ghi chú thường xuyên. Sử dụng PKM, bạn có thể lập một thư viện tài nguyên, có thể tìm kiếm và nhanh chóng kết nối các thông tin liên quan với nhau thành một bài nháp tạm tạm trước khi chỉnh sửa.
7. Bạn hay làm hồ sơ đi du học. Bạn làm gì để quản lý đống giấy tờ (bảng điểm, văn bằng dịch công chứng, passport, hình 5×5,…) cho mỗi học bổng, mỗi chương trình trao đổi? PKM giảm tải cho bạn.
8. Bạn nằm trong số hiếm hoi những người còn đọc sách? Khi đọc bạn làm gì? Đăng hình chụp quotes. Ừ, rồi đọc xong bạn làm gì với nó? Không phải với sách, với những kiến thức bạn đọc được kìa? Ừ thì không nhất thiết phải làm gì với nó, nhưng nếu muốn thì bạn làm gì? PKM. 
9. Bạn là project manager và tổ chức bạn sắp tuyển người mới. Làm sao để họ onboard mượt mà mà không mất quá nhiều thời gian “phát minh lại bánh xe” hoặc chỉ cho họ “chỗ bơm xe”? Này thì cần Knowledge Management cho tổ chức luôn. 
10. Bạn muốn ghi nhật ký? Bạn vừa muốn giữ bí mật (không upload lên đâu cả), và vừa muốn biết ngày này năm trước mình đã viết gì? PKM có thể thay thế Fb Only Me luôn.

Bạn đang ở trong bao nhiêu trường hợp trên?

Mình đoán bạn không chỉ có duy nhất một nhân dạng (identity): bạn vừa là nhà nghiên cứu/người học/người viết/dân chơi/spiritual animal/người lao động cần mẫn, thông minh, lương thiện, ngầu lòi.

PKM là một công cụ giúp bạn nhìn nhận, quản lý thông tin trong mỗi nhân dạng và chuyển hoá chúng thành tri thức và góc nhìn riêng bạn.

Trong thời đại thông tin này, thì yeah, bạn cần học nó.